Betriebsprüfung

Betriebsprüfung: Das sind die Dinge, auf die du achten solltest

Veröffentlicht am von Stephanie
Betriebsprüfung im Unternehmen
27
Apr

Achtung! Der Betriebsprüfer kommt!

Wenn das Finanzamt seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nervös.
Mit einer gezielten Vorbereitung kannst Du der Betriebsprüfung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen. Ein Restrisiko bleibt immer, doch gut vorbereitet ist halb gewonnen.

 

Woher weiß ich, ob ich mit einer Betriebsprüfung rechnen muss?

Die Wahrscheinlichkeit, einer Betriebsprüfung unterworfen zu werden, hängt im Regelfall von der Betriebsgröße ab.

Es gibt ein weiteres wichtiges Indiz, dass eine Betriebsprüfung in Planung ist: Die Steuerbescheide stehen unter dem sogenannten „Vorbehalt der Nachprüfung nach § 164 AO“ (in der Betreffzeile der Steuerbescheide zu finden)

 

Welche Unterlagen muss ich dem Betriebsprüfer vorzeigen?

Ganz allgemein gilt: Aufbewahrungspflichtig sind die „Bücher“, Belege sowie Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

 

Z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Unterlagen zum Zahlungsverkehr (Banken, Kasse, PayPal & Co.), Handels- und Geschäftsbriefe (Papier, E-Mail, Facebook, WhatsApp etc.), Verträge

 

Auf welche Systeme muss ich dem Betriebsprüfer Zugriff gewähren?

Im Rahmen der Betriebsprüfung sind Zugriffe auf die sog. Hauptsysteme, aber auch auf die Vor- und Nebensysteme zu gewähren. Das sind z.B. Finanzbuchführungs- und Lohnbuchhaltungssysteme, Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Fakturierungsprogramme, Zeiterfassungssysteme aller Art, sowie Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme aller Art.

 

Typische Steuer-„Geschenke“ an den Betriebsprüfer

  • Bewirtungsrechnungen werden nicht ausgefüllt.
  • Belege fehlen (= sind die Buchungen grundsätzlich mit dem digitalen Beleg verknüpft, kann der Prüfer sofort sehen, zu welchen Buchungen keine Rechnung vorliegt.)
  • Es fehlen Rechnungsnummer bei den Umsätzen, also den Ausgangsrechnungen.
  • Umsatz und Wareneinsatz stehen nicht im branchenüblichen Verhältnis.
  • Chaotische Kassenführung.
  • Betriebliches Kfz ohne Berücksichtigung der privaten Nutzung
  • Lückenhaftes Fahrtenbuch.
  • Mietverträge enthalten nicht die für den Vorsteuerabzug notwendigen Rechnungsangaben (oftmals fehlt eine Vertragsnummer oder der Leistungszeitraum ergibt sich nicht aus den Zahlungen)
  • Belege sind unlesbar (Thermobelege bleichen schnell aus)
  • Belege werden verspätet gebucht
  • Hohe Reisekosten, zu denen keine weiteren Aufzeichnungen geführt wurden, Doppelzimmer gebucht wurden o.Ä.
  • Fake-Rechnungen (auffällig z.B. aufgrund ungewöhnlicher Zahlungsmethode)
  • Amazon-Rechnungen (Bestellungen Amazon über einen privaten Account und nicht über einen Business-Account)

 

Was findet der Betriebsprüfer sonst noch interessant?

  • Unternehmensumstrukturierungen, Gesellschafterwechsel
  • Geschäfte im/mit dem Ausland
  • Rechnungen werden in Word geschrieben
  • Einsatz von „selbst gestrickter“ Software
  • Eingeschränkter Datenzugriff auf Cloud-Lösungen
  • Angehörige sind im Unternehmen angestellt

 

Mein Tipp für deine „Betriebsprüfung“:

Am besten schon BEVOR sich ein Betriebsprüfer ankündigt, solltest Du  gemeinsam mit Deinem Steuerberater besprechen, welche Unterlagen der Betriebsprüfer sehen will, auf welche IT-Systeme dem Betriebsprüfer Zugriff zu gewähren ist, welche fachliche Risiken besehen und welche Leichen Du im Keller hast.