Betriebspr├╝fung: Das sind die Dinge, auf die du achten solltest

Betriebspr├╝fung im Unternehmen

Achtung! Der Betriebspr├╝fer kommt!

Wenn das Finanzamt seinen Besuch f├╝r eine Betriebspr├╝fung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nerv├Âs.
Mit einer gezielten Vorbereitung kannst Du der Betriebspr├╝fung des Finanzamts aber in aller Regel gelassen entgegensehen. Ein Restrisiko bleibt immer, doch gut vorbereitet ist halb gewonnen.

 

Woher wei├č ich, ob ich mit einer Betriebspr├╝fung rechnen muss?

Die Wahrscheinlichkeit, einer Betriebspr├╝fung unterworfen zu werden, h├Ąngt im Regelfall von der Betriebsgr├Â├če ab.

Es gibt ein weiteres wichtiges Indiz, dass eine Betriebspr├╝fung in Planung ist: Die Steuerbescheide stehen unter dem sogenannten ÔÇ×Vorbehalt der Nachpr├╝fung nach ┬ž 164 AOÔÇť (in der Betreffzeile der Steuerbescheide zu finden)

 

Welche Unterlagen muss ich dem Betriebspr├╝fer vorzeigen?

Ganz allgemein gilt: Aufbewahrungspflichtig sind die ÔÇ×B├╝cherÔÇť, Belege sowie Aufzeichnungen und Unterlagen zu Gesch├Ąftsvorf├Ąllen sowie alle Unterlagen, die zum Verst├Ąndnis und zur ├ťberpr├╝fung der f├╝r die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

 

Z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Unterlagen zum Zahlungsverkehr (Banken, Kasse, PayPal & Co.), Handels- und Gesch├Ąftsbriefe (Papier, E-Mail, Facebook, WhatsApp etc.), Vertr├Ąge

 

Auf welche Systeme muss ich dem Betriebspr├╝fer Zugriff gew├Ąhren?

Im Rahmen der Betriebspr├╝fung sind Zugriffe auf die sog. Hauptsysteme, aber auch auf die Vor- und Nebensysteme zu gew├Ąhren. Das sind z.B. Finanzbuchf├╝hrungs- und Lohnbuchhaltungssysteme, Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Fakturierungsprogramme, Zeiterfassungssysteme aller Art, sowie Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme aller Art.

 

Typische Steuer-ÔÇ×GeschenkeÔÇť an den Betriebspr├╝fer

  • Bewirtungsrechnungen werden nicht ausgef├╝llt.
  • Belege fehlen (= sind die Buchungen grunds├Ątzlich mit dem digitalen Beleg verkn├╝pft, kann der Pr├╝fer sofort sehen, zu welchen Buchungen keine Rechnung vorliegt.)
  • Es fehlen Rechnungsnummer bei den Ums├Ątzen, also den Ausgangsrechnungen.
  • Umsatz und Wareneinsatz stehen nicht im branchen├╝blichen Verh├Ąltnis.
  • Chaotische Kassenf├╝hrung.
  • Betriebliches Kfz ohne Ber├╝cksichtigung der privaten Nutzung
  • L├╝ckenhaftes Fahrtenbuch.
  • Mietvertr├Ąge enthalten nicht die f├╝r den Vorsteuerabzug notwendigen Rechnungsangaben (oftmals fehlt eine Vertragsnummer oder der Leistungszeitraum ergibt sich nicht aus den Zahlungen)
  • Belege sind unlesbar (Thermobelege bleichen schnell aus)
  • Belege werden versp├Ątet gebucht
  • Hohe Reisekosten, zu denen keine weiteren Aufzeichnungen gef├╝hrt wurden, Doppelzimmer gebucht wurden o.├ä.
  • Fake-Rechnungen (auff├Ąllig z.B. aufgrund ungew├Âhnlicher Zahlungsmethode)
  • Amazon-Rechnungen (Bestellungen Amazon ├╝ber einen privaten Account und nicht ├╝ber einen Business-Account)

 

Was findet der Betriebspr├╝fer sonst noch interessant?

  • Unternehmensumstrukturierungen, Gesellschafterwechsel
  • Gesch├Ąfte im/mit dem Ausland
  • Rechnungen werden in Word geschrieben
  • Einsatz von ÔÇ×selbst gestrickterÔÇť Software
  • Eingeschr├Ąnkter Datenzugriff auf Cloud-L├Âsungen
  • Angeh├Ârige sind im Unternehmen angestellt

 

Mein Tipp f├╝r deine ÔÇ×Betriebspr├╝fungÔÇť:

Am besten schon BEVOR sich ein Betriebspr├╝fer ank├╝ndigt, solltest Du  gemeinsam mit Deinem Steuerberater besprechen, welche Unterlagen der Betriebspr├╝fer sehen will, auf welche IT-Systeme dem Betriebspr├╝fer Zugriff zu gew├Ąhren ist, welche fachliche Risiken besehen und welche Leichen Du im Keller hast.

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